Avant embarquement de la marchandise, la copie de l’intention d’importation BIVAC émise par la Direction Nationale du Commerce et de la Concurrence (DNCC) est transmise avec tous les documents justificatifs (demande de l’intention d’importation, facture) au bureau BIVAC de Bamako.

Le bureau BIVAC de Bamako émet un numéro séquentiel et transmet par voie électronique l'intention d'importation aux Centres Régionaux BIVAC (CRE).

A la réception de ce dossier d’importation, le CRE concerné contact le fournisseur et lui demande des détails sur les caractéristiques techniques des marchandises, une copie de la facture pro forma, le lieu et la date souhaité pour l’inspection physique.

Lorsque la quantité, la qualité, la position tarifaire, le prix des marchandises, etc... sont conformes, ou lorsque celles-ci ont fait l’objet de mesures correctives en cas d’anomalies, le CRE émet une Attestation de Vérification (AV). Dans le cas échéant, c’est un Avis de Refus d’Attestation (ARA).

Le Certificat (AVD ou ARA) est transmis électroniquement par le CRE au Bureau de liaison de Bamako, qui le fournit à l’importateur au Service Comptoir du Bureau BIVAC-Mali.

A ce jour, seule la société BIVAC a été habilitée par les autorités maliennes à procéder aux opérations de vérification documentaire avant l'arrivée de la marchandise.